企业合同管理实务探讨

企业合同管理实务探讨

　　引导语：市场经济需要企业恪守市场经济的基本精神契约精神。下面是yjbys小编为你带来的企业合同管理实务探讨，希望对大家有所帮助。

　　一、合同管理的组织机构及职能

　　合同管理的组织机构

　　由于各单位面对的监管要求及企业自身实际情况的不同，一般合同管理组织机构的设置形式主要分以下几种：一是设单独的法务事务部，省管国有企业总部多采用此种方式;二是设审计法务部或法律审计部，这也是省管国有企业的常用方式;三是设风险管理部，多为金融类企业;三是设合同管理部，配合单个项目专门进行合同管理，多为建筑类企业。

　　在人员配备上，一般集团性企业，总部法务人员较多，在下属二级、三级企业人员配备较少，有的没有专职法务人员，由其他人员兼任。

　　2.合同管理职能

　　根据各企业合同管理融入企业运营的程度不同，各企业合同管理开展的工作也略有不同，总体上来看，一般合同管理职能主要有：

　　制定合同管理制度、合同审查、合同谈判、合同起草、合同台账登记、重大合同尽职调查、重大合同履约信息报告、合同标准文本制定、合同印章管理、合同档案管理、合同纠纷处理、合同管理培训等。

　　二、合同管理制度

　　“没有规矩、不成方圆”合同管理制度对企业的正常运行、优化管理有着重要的作用，也是合同管理的“基本法”。现在企业基本都会结合本单位实际，制定适合自己的合同管理制度，一般而言，合同管理制度，主要分为以下几个部分：

　　1.总则。主要规定制定合同管理的制度依据，明确纳入管理的“合同”范围，合同管理的基本原则，如承办人负责制、会审会签制等。

　　2.合同管理组织体系和职责。一般规定合同的管理部门、合同管理的组织架构、合同承办部门、会审部门、管理部门的职责等。

　　3.合同的订立。主要规定合同的起草、审批流程、审批时限、各会审部门审查内容、合同的签署授权、合同印章管理等。

　　4.合同的履行。主要规定合同的履行的责任部门、合同履行监督、合同交接等。

　　5.合同的变更、解除及纠纷处理。主要规定合同变更解除条件，变更解除流程，变更解除的形式，合同纠纷处理的责任部门、处理原则及流程等。

　　6.合同台账及档案管理。主要规定合同台账的形式、内容，合同编号管理规则，合同的归档及借阅管理。

　　7.考核与奖惩。主要规定合同管理的监督与考核制度。

　　8.附则。主要规定制度的生效时间、解释部门。

　　三、合同管理的主要环节的几点思考

　　1.合同审批流程

　　合同审批流程的设置是有效避免合同风险的重要手段，目前企业一般通过会审会签的方式来设置合同审批流程，控制合同风险。

　　一是确定合同承办人负责制。一份合同从业务接洽谈判开始到履行完毕终止，要经历诸多个环节，并且许多合同周期跨度较长，有的甚至长达数十年。具体到每一份合同的管理，归根结底必须落实到一个具体的责任人身上，否则必定出现互相推诿、管理混乱。有些人认为合同管理是法务部门的工作，合同也理应由法务人员负责，但是从实施操作来看，一般法务管理人员年合同审查量在500-5000份左右，一方面法务人员没有时间精力去追踪跟进每一份合同;另一方面合同涉及的业务往来是合同经办人具体执行，包括合同的谈判、起草、履行、付款等。所以说合同应实行承办人负责制。

　　二是确定合同会审部门。合同会审会签制度，使一份合同经全部相关部门审查流转后，方可进行盖章签署，从企业内部最大限度的进行了合同签署前的风险控制。首先，在会审部门选择上，应尽量选择必须参与合同审查的部门，避免流程繁琐，降低审核效率;其次，可在审批流程中设“会审部门”，但不必具体注明，这样既可保证审批单印刷时的简单明了，又可根据不同合同审批需要，进行灵活处理。

　　2.合同的签署授权

　　对于组织结构简单的公司，合同的签署授权也比较简单，一般日常经营业务合同，基本是经总经理签批，由承办人员或承办部门负责人签署。但是对于一些设置了二级公司、三级公司的集团公司，合同的审批授权及签署授权管理就十分必要了。

　　一是合同的审批授权体系应与公司的控制程度相适应。集团公司对下属分、子公司的合同审批权限划分，各企业均不相同，即便是同类别的企业之间，对审批权限的划分也不一致。总体来讲可从以下四点考虑，首先是可结合投资权限划分;其次，可结合财务支出权限划分;再次，可参考同行业对合同审批授权的管理;最后，结合本单位领导层对下属企业的管理控制等。

　　二是建立合同签署授权。合同审批结束后，进入到签署环节，一般合同文本签署不会出现太大风险，但在具体业务中也处理过合同签约文本印章造假、合同签署人员未经授权的情况。合同签署授权管理，最大的风险来源于合同一些重要单证的签署上，如收货确认单、工程变更签证等。一份合同条款设置的再完美，在履约过程中，不加强签署管理，前期所有的努力都会付之东流，合同签署管理同样重要。对于签署人员，应是同承办负责人且本单位正式员工;对于一些涉及合同重要签证的签署，应经承办部门负责人书面确认。

　　3.合同审查

　　合同审查是合同管理中最基础、最繁琐、最重要的事务性工作，也是合同管理人员必须修炼的“基本功”。

　　一是熟悉业务，方能把握审查要点。法务人员要熟悉业务这是老生常谈的.问题，但是法务人员熟悉业务要熟悉到什么程度，个人认为至少要做到以下两点：首先，要熟悉单位的主营业务，包括业务内容、业务流程、业务涉及的基本专业问题;其次，要熟悉单位的发展战略和发展规划，了解企业未来的发展方向。以审查广告发布合同为例，除了要熟悉《广告法》的相关规定外，只有深入了解报纸广告、电台广告、电视台广告、户外广告等不同的广告流程，了解房地产类客户、保健品类客户等不同行业广告易发生的风险点，才能把握广告类合同的审核要点。如广告合同约定的发布内容侵权责任、广告款项支付、户外广告牌侵权责任等，有针对性的修改合同条款，这也正是企业法务人员的价值所在。

　　二是坚持原则，又要适当灵活。合同审查人员，往往站在风险的角度，提出许多审查意见，和业务人员产生冲突。也经常有业务人员提出说：这个合同最好不要增减任何文字，或者说能不改就不改了吧，或者说合作这么多年了，从来没出过问题，不用改等等。在合同审查中，遇到这种问题，首先要对合同风险有一个基本的判断，如有些政府招投标类合同，基本为格式合同且整体判断风险不高，能中标本就耗费了公司及承办人大量的心血，此时再硬要修改合同条款，增加一些对等违约责任等，就不如提醒业务部门严格履行合同，避免违约风险;其次，原则性的问题一定要坚持，比如说工程施工类合同承包方无相关资质，合同审查时就一定要坚持原则;再次，要加强沟通，无论是法务人员还是业务人员，最终目的是达成交易，为公司赚取利润，法务人员的审查建议，并不是为交易增设障碍，而是为了保障交易顺利进行。

　　三是既要提示风险，又要提出解决方案。在合同审查中，法务人员既要指出某个条款这样约定行不行、为什么不行，更为重要的是要指出怎么该修改才行。即便是没有解决方案，或者是解决方案合同相对方并不同意，也应同业务部门沟通风险，并由业务部门决定是否要要接受风险，继续交易。

　　4.重大项目合同管理

　　重大项目涉及的合同往往十分复杂，尤其是一些对外投资、并购类合同，合同内容涉及整个项目的交易模式选择、交割、债权债务、或有负债等重要内容，每一类重大合同都有不同的审查要点，在这只探讨重大合同的程序性问题，这也是很多人所忽视的。

　　一是公司内部决策程序。现在国有企业大都采取公司制的运行方式，根据《公司法》及企业内部的一些规章制度，对一些重大投资、融资、并购、担保等行为，均规定了相应的内部决策程序，一般为公司的董事会决议、股东会决议、办公会会议纪要等，因此对重大项目类合同审核，首先要审查是否符合公司内部决策程序。

　　二是履行相关监管程序。作为国有企业，从中央到地方都有一系列的监管规定，如果是上市企业，还有证监会相关规定，一旦程序违法、违规，就会追究相关人员责任。2016年国务院办公厅发布《关于建立国有企业违规经营投资责任追究制度的意见》，其中基本原则就是：依法合规、违规必究，要求以国家法律法规为准绳，严格执行企业内部管理规定。

　　5.合同模板

　　一是建立并推行合同模板。首先，针对单位的日常经营业务类合同，建立合同模板，可提高合同审核效率;其次，建立合同模板，作为合同起草方，可最大限度的维护本单位利益;最后，建立合同模板也是规范合同管理，促进合同标准化的有效手段。

　　二是完美的合同并不一定适合业务需求。建立合同模板，也需要把握度的问题，除非本单位具有非常强势的合同地位，如作为规模性的采购合同的采购方，否则如果一份合同模板条款设施的过于苛刻，反而不利于交易进行。风险不可能百分之百的通过合同来规避，起草合同模板，应以保障交易顺利进行，完善双方权利义务、防范主要合同风险为目的。

　　6.合同管理信息化

　　对于集团公司来讲，传统的合同管理方式造成的效率降低、缺乏信息数据支撑、无法实现合同闭环管理等已不能适应业务发展和现代化管理的需要。

　　合同管理信息系统可以通过功能模块实现合同的准备、起草、审核、会签、审批、签署、履行、终结、归档、查询统计全流程闭环管控和规范化管理。通过细化合同签订、审核、履行、变更等风险点的管理，形成合同风险全程监控与预警机制，将合同风险管理点前置于合同起草阶段，成为事前、事中、事后的全面管理。

　　7.合同管理考核

　　公司法务管理工作，对于大多数企业来讲，正处于一个从无到有的成长过程中。尤其对于集团公司来讲，对于所属分、子公司合同管理工作面临的一个重要问题就是领导不重视，那么将合同管理工作纳入对分、子公司的经营考核，可有效推进法务管理工作。

　　合同虽然以文本的方式体现，但其规范的是业务行为、财务行为等多方面的行为，合同也贯穿于具体的生产经营管理环节，伴随着企业运营的全过程，合同管理仍有许多值得大家研究和探讨的问题。